賃貸物件の電子契約について！メリットとデメリットも解説

賃貸物件を契約する際、店舗へ何度も足を運んだり、大量の書類に署名捺印したりする手間を負担に感じてお困りではありませんか。
忙しい日常の中で手続きの時間を捻出するのは大変ですが、近年普及している「電子契約」を活用すれば、スマートフォンやパソコンからスムーズに契約を完了させることができます。
本記事では、賃貸における電子契約の基本的な仕組みをはじめ、ユーザー側が得られる具体的なメリットや事前に知っておくべきデメリットについて解説します。
これから新しいお部屋探しや賃貸借契約を検討されている方は、ぜひご参考になさってくださいね。

賃貸物件の電子契約とは？

賃貸借契約をオンラインで結ぶには、主に電子契約の基本的な仕組みからおさえる必要があります。
まずは、電子契約の定義や手続きの流れについて解説していきます。

紙契約との違いや法律

賃貸の電子契約とは、紙への署名や押印に代わり、スマートフォンやパソコンを使って電子データ上で手続きを完結させる契約方式です。
電子署名と時刻情報によって契約者や同意時刻を記録できるため、本人確認や契約後の改ざん防止にも役立ちます。
また、一定の要件を満たした電子署名が付された契約書は、電子署名法により紙の契約書と同様に成立したものと推定される仕組みです。
賃貸取引では、2017年10月からオンラインによる重要事項説明が本格運用され、店舗へ行かずに説明を受けられるようになりました。
さらに、2022年5月18日には契約書類の電子交付が全面解禁され、事前承諾や印刷可能な環境を整えればオンラインで交付できます。

電子契約の手続きの流れ

電子契約を始める際は、まず不動産会社から利用方法の案内を受け、電子メールなど記録が残る方法で手続きへの同意を示します。
次に、予約した時間にビデオ通話を利用して宅地建物取引士が本人確認をおこない、重要事項や契約条件をわかりやすく説明する流れです。
内容を確認したあとは、不動産会社が契約データを作成し、入居予定者へ安全な電子署名用の接続先を送付します。
そして、スマートフォンやパソコンから契約書を開き、指定された箇所を確認して署名をおこなう流れです。
双方の署名がそろうと契約が成立し、改ざん防止措置を施したデータが関係者へ配信されるため、各自で保管できるでしょう。

普及状況と主な導入事例

近年の賃貸借契約では、利用者が電子証明書を事前に用意せず、電子メール認証などで本人確認をおこなえるサービスが主流です。
利用者の指示に基づいてサービス側が署名情報を付与するため、専門的な知識がなくても比較的簡単に利用できます。
また、不動産管理会社では、入居申込時に入力した氏名や住所などを契約書へ自動反映し、準備作業を効率化する事例も増えました。
手入力する項目が少なくなれば、転記ミスを防ぎながら、契約書の作成から確認までを円滑に進められるでしょう。
さらに、公的賃貸住宅でもインターネット申し込みや電子契約への対応が進み、幅広い利用者が選びやすい環境となりつつあります。

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電子契約で結ぶメリット

前章では電子契約の基礎知識について述べましたが、実際にどのような恩恵があるか気になりますよね。
ここでは、電子契約を利用する数多くのメリットについて解説します。

印紙税や郵送費の削減

紙の契約では、契約書の印刷代にくわえて、借主や連帯保証人、貸主へ書類を送るための郵送費が必要になります。
追跡できる郵便を往復で利用すると、1件あたり1,000円前後の費用がかかることもあり、契約数が多いほど負担は増えるでしょう。
一般的な建物賃貸借契約書は非課税ですが、契約内容によっては駐車場契約や領収書などに印紙が別途必要な場合もあります。
一方、電子データで作成して取り交わす契約書は印紙税の対象外となるため、郵送費と合わせて経費を抑えることが可能です。
また、入居者も封筒の用意や返送手続きが不要となり、自宅にいながら契約を進められる点が大きな魅力といえます。

日程短縮で円滑な入居

紙の契約書は、借主や保証人、貸主などの関係者へ順番に郵送するため、完了するまで1週間以上かかることがあります。
遠方に住む方がいる場合や返送が遅れた場合は、すべての署名がそろうまで2週間から3週間ほど必要になることもあるでしょう。
しかし、電子契約ならインターネット上で書類をすぐに共有でき、郵送にかかる待ち時間をなくして内容確認を進められます。
また、借主や保証人は、昼休みや帰宅後など都合の良い時間に端末から署名できるため、日程調整の負担も減らせる仕組みです。
その結果、条件が整えば契約を即日から数日程度で完了でき、急な転勤や進学で入居期限が迫っている方にも役立つでしょう。

書類の電子化で効率化

賃貸借契約では書類が数十枚に及ぶこともあり、紙で管理する場合はファイルや書庫などの保管場所を確保する必要があります。
電子化してシステム上で管理すれば、物理的な保管負担を減らし、氏名や物件名から必要な契約書を簡単に検索できるでしょう。
また、署名箇所や必須項目をあらかじめ設定しておくことで、記入漏れや押印忘れによる差し戻しも防ぎやすくなります。
入居者にとっても分厚い契約書を保管する必要がなく、更新や退去の際には端末から内容を確認できる点が便利です。
さらに、貸主が遠方から書類を返送する手間を省けるうえ、紙の使用量や配送回数を減らせるため、環境負荷の軽減にもつながります。

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電子契約のデメリットと注意点

ここまで電子契約のメリットを解説しましたが、導入にあたっての課題や注意点もおさえておきましょう。
最後に、電子契約のデメリットとその対策について解説していきます。

通信環境の支援方法

電子契約やオンラインによる重要事項説明を利用するには、カメラやマイクを備えた端末と、とくに安定した通信環境が欠かせません。
署名依頼を受信する電子メールアドレスや、本人確認に使える電話番号についても、事前に準備しておく必要があるでしょう。
一方、端末の操作に慣れていない方は、接続先の開き方や画面上での署名方法に戸惑う可能性があります。
そのため、不動産会社は利用環境をあらかじめ確認し、必要に応じて接続テストや操作方法を丁寧に案内することが大切です。
また、店舗の専用端末や図解入りの手引書を用意し、状況によって紙の契約へ切り替えるなど、柔軟に支援すると安心でしょう。

情報保護における対策

電子契約では契約書や本人確認書類などの重要な情報を扱うため、情報漏えいや不正アクセスへの十分な対策が欠かせません。
また、通信障害やシステムの保守作業によって、一時的にサービスを利用できず、契約手続きが遅れる可能性もあります。
そのため、サービスを選ぶ際は、通信や保存データが暗号化されているか、第三者認証を取得しているかを確認しましょう。
さらに、電子署名や時刻情報の機能にくわえ、二段階認証や利用者ごとの権限設定、操作履歴を確認できる仕組みも重要です。
万が一の障害に備えて、問い合わせ窓口や紙契約への切り替え手順を事前に共有しておけば、より落ち着いて対応できます。

一部の紙対応による費用

なお、賃貸借契約を電子化しても、保証会社や火災保険、口座振替などの手続きでは、紙の書類が必要となる場合があります。
関連するすべての事業者が電子化に対応しているとは限らず、自筆の署名や銀行印、原本の郵送を求められることもあるでしょう。
そのため、主な契約は電子で進めながら、一部の書類だけを紙で回収し、両方の進捗を管理する必要が生じます。
また、電子契約サービスには初期費用や月額料金のほか、契約件数に応じた従量料金がかかるケースも少なくありません。
さらに、既存システムとの連携や社内研修にも費用と時間が必要なので、対応範囲や役割分担を整理してから導入すると安心です。

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まとめ

賃貸の電子契約は、2022年の法規制緩和により全面解禁され、紙の契約書と同じ法的効力を持ちながらオンライン上で手続きを完結できる仕組みです。
郵送費や印紙税などの費用を削減できるだけでなく、手続きにかかる時間を大幅に短縮し、書類の保管場所も不要になるなど多くの利点があります。
一方で、通信環境の整備や情報保護対策が必須となり、一部の書類が紙で残る場合の管理手間やシステム導入費用についても事前に検討が必要でしょう。