賃貸物件の名義変更について！再契約の手続きや書類も解説

結婚や同棲解消、転職などのライフスタイルの変化により賃貸借契約の名義変更が必要になり、手続きがわからずお困りではありませんか。
申告を放置すると貸主との間で思わぬトラブルに発展したり、契約違反として予期せぬ退去を求められたりするリスクがあるため、早急かつ正確な対応が不可欠です。
本記事では、名義変更で済むケースと再契約が必要になるケースの明確な判断基準をはじめ、準備すべき必要書類やスムーズな提出手順について解説します。
現在の住環境を変えることなく、安心して確実に契約者の切り替え手続きを完了させたい方は、ぜひご参考になさってくださいね。

賃貸借契約で名義変更が必要になるケース

賃貸借契約において名義変更が必要となるケースには主に、ご結婚等による苗字の変更や、契約主体の変更などが挙げられます。
まずは、賃貸借契約における名義変更が必要になる代表的なケースについて、解説します。

結婚や改姓での名義変更

ご結婚や養子縁組などで苗字が変わっても、契約者ご本人が同じであれば氏名変更として扱われるのが一般的です。
そのため、入居者や家賃の支払い責任が変わらない場合は、進めやすい手続きといえるでしょう。
ただし、口座名義や保証会社の登録名と契約名がずれるため、早めに連絡しておくことが大切です。
旧姓のまま更新書類や保険の案内が届くと、確認に時間がかかることもあります。
また、金融機関で口座名義を変えた後は、家賃の引き落とし情報も見直してください。
管理会社には、変更後の身分証明書や新旧氏名がわかる住民票などを提出し、連帯保証人がいる場合は共有しておくと安心です。

法人名変更や転職時の対応

法人契約で合併や、商号変更により会社名が変わる場合も、名義変更の手続きが必要になります。
法人番号が変わらず法人格が続いているなら、履歴事項全部証明書で同一性を示しながら進められるでしょう。
また、社宅担当者や連絡先が変わったときも、管理会社へ共有しておくと連絡漏れを防げます。
一方で、事業譲渡などにより別法人へ契約を引き継ぐ場合は、新規契約として審査されるのが基本です。
個人契約で転職した際は、名義変更ではありませんが、勤務先変更として報告しておきましょう。
収入が変わる場合は、保証会社への登録変更や家賃支払いに関する確認も、あわせて進めておくと安心です。

変更不可な例と事前確認

名義変更で対応しやすいのは、人物や法人格が同じまま、名前の表記だけが変わるケースです。
そのため、友人へ部屋を譲る場合や、契約者が退去して親族だけが残る場合は、新規契約として扱われやすくなります。
これは、貸主が元の契約者の収入や保証内容を確認したうえで、入居を承諾しているためです。
事前に相談する際は、現在の契約者名や変更したい内容、希望時期を整理しておきましょう。
また、同居人や緊急連絡先の登録状況も、契約者欄とあわせて確認することが大切です。
さらに、保証会社や火災保険の名義も連動するため、連絡先を一つにまとめて手順を把握すると円滑でしょう。

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名義変更ではなく再契約が必要になるケース

前章では、名義変更で対応できるケースについて述べましたが、状況によっては、契約の結び直しが必要となります。
ここでは、再契約や新規契約が必要になるケースについて解説します。

死別や離別に伴う再契約

ご親族が亡くなった場合、賃借権は相続の対象となるため、法定相続人が引き継げるケースがあります。
ただし、家賃の請求先や保証人の責任範囲を明確にするため、管理会社との確認は欠かせません。
この場合は、戸籍関係や相続関係を示す書類を用意し、承継が可能か相談する流れです。
また、相続人ではない同居人が住み続けたいときも、状況に応じて再契約の相談が必要になるでしょう。
離別などで契約者が退去し、残る方が住み続ける場合は、新しい契約として審査されることが一般的です。
敷金の精算や保険期間も変わるため、契約者が変わる日と退去日を早めに決めると整理しやすいでしょう。

法人と個人の切り替え

法人契約から個人契約へ切り替える場合は、法人契約を終え、入居者ご本人の契約として結び直します。
そのため、勤務先や収入、保証会社の利用条件などをもとに、あらためて入居審査がおこなわれるでしょう。
法人名義で預けた敷金は、法人へ返還されるのが基本となり、個人側で初期費用を準備する必要があります。
反対に、個人契約から法人契約へ変える際は、会社の登記情報や決算書などの準備が必要でしょう。
また、設立直後の法人では、代表者個人の保証や法人向け保証会社の利用が条件となる場合もあります。
さらに、使用目的や解約予告期間が変わることもあるため、社宅扱いや法人登記の可否も確認が必要です。

ルームシェア変更時の契約

ルームシェアには、代表者1名が契約する形と、入居者全員が連名で契約する形があります。
代表者が退去する場合は、残る方を新たな契約者とする新規契約へ切り替えるのが基本です。
また、連名契約で1名が退去するときも、契約の前提が変わるため、覚書や再契約で内容を整理しましょう。
家賃の分担は、入居者同士の取り決めでも、貸主への責任は契約内容に沿って判断されます。
新しい同居人を迎える場合は、定員や入居者情報が変わるため、事前に承諾を得ることが大切です。
その際は、身分証明書の提出や保証内容の変更、保証委託料の再計算が必要になることもあります。

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名義変更や再契約で必要になる書類と提出手順

ここまで、名義変更や再契約が必要になるケースを解説しましたが、実際の手続きに向けた準備についてもおさえておきましょう。
最後に、それぞれの手続きで必要となる書類と、正しい提出手順について解説します。

名義変更のみに必要な書類

名義変更のみで済む場合は、契約者が同一人物であることを示す書類をそろえることが中心です。
本人確認書類として、運転免許証の表裏やマイナンバーカードの表面などを用意しましょう。
また、健康保険証を提出する際は、記号や番号を隠す指定がないか事前確認が必要です。
改姓の場合は、新旧の氏名がわかる戸籍謄本や戸籍抄本、住民票の提出を求められることがあります。
住民票はマイナンバーの記載がないものを選び、発行から3か月以内かどうかも確認してください。
さらに、同意書や名義変更の覚書には、署名や捺印にくわえて、印鑑登録証明書が必要な場合もあります。

再契約時に追加される書類

再契約や新規契約では、通常の入居審査に近い書類を追加で求められることが多くあります。
そのため、保証会社を利用する場合は、申込書や本人確認書類にくわえて、緊急連絡先の情報を準備しましょう。
緊急連絡先には、氏名や住所、生年月日、電話番号など、正確につながる内容を記入します。
法人契約では、履歴事項全部証明書や決算書、担当者の本人確認書類などが必要です。
また、火災保険は契約者に紐づくため、旧契約の解約と新名義での加入を並行して進めると良いでしょう。
敷金を引き継ぐ場合は、権利の移転を書面で残し、支払い期日も契約開始日に合わせて控えると安心です。

提出タイミングと問い合わせ例

変更予定が決まったら、希望日の1か月～1か月半前を目安に、管理会社へ第一報を入れましょう。
保証会社の審査や契約書作成には日数がかかるため、早めに予定を共有しておくことが大切です。
最初の問い合わせでは、物件名や部屋番号、現在の契約者名、変更理由をわかりやすく伝えます。
また、必要書類の一覧や発行期限、提出方法、費用の有無もあわせて確認してください。
文面では、名義変更または再契約に必要な書類と流れをご教示ください、と丁寧にまとめると良いでしょう。

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まとめ

賃貸借契約では、結婚による苗字変更や法人の社名変更など、契約者が同じなら名義変更のみで対応できます。
一方で、親族との死別やルームシェアの人数変更、法人と個人の切り替えなど、契約の前提が変わる場合は再契約や新規契約が必要です。
どちらも身分証明書などの書類が必要なため、変更希望日の1か月～1か月半前を目安に管理会社へ連絡しましょう。